Создание УПД в ЭДО Лайт

В этой статье мы рассмотрим, как создать универсальный передаточный документ в системе ЭДО Лайт. УПД заменяет счёт-фактуру и накладную, что упрощает работу с документами и сокращает время на сделки.

Обзор информационных полей ЭДО Лайт

Обязательные поля

Разберем последовательно каждое поле:

• Номер документа — указывается номер документа.
• Дата документа — автоматически проставляется сегодняшним числом.
• Валюта — выберете валюту
• Функция — это поле отвечает за то, в каком качестве будет создан УПД в ЭДО Лайт, она может принимать значения «Объединенный документ счет-фактура плюс первичный документ» или «Только как первичный документ».
• Продавец — заполняется автоматически данными из вашей карточки абонента.
• Покупатель — поиск в строке «Покупатель» осуществляется по первым буквам названия компании или по ИНН.

На этом обязательные поля с общей информацией закончились. После того как вы заполните обязательные поля, вы можете сразу перейти к товарной части.

Необязательные поля

Теперь давайте рассмотрим поля, которые продавец может заполнить по своему усмотрению или по согласованию с покупателем.

• Вид товарооборота
  1. В товарообороте по умолчанию установлена продажа. Но если вы работаете с контрагентом по агентской схеме, то можете выбрать подходящий вам вид товарооборота из списка. Для этого нужно установить функцию первичного документа, после чего станет доступна возможность выбора. Можно будет передать товар агенту, получить его обратно, закупить товар через агента и т. д.
  2. Если вы продаёте товар для собственных нужд покупателя, это можно указать в первичном документе. Хочу отметить, что у покупателя тоже есть такая возможность при подписании первичного документа. Указать причину выбытия товара может как продавец, так и покупатель.

Давайте рассмотрим подробнее следующие пункты в блоке «Дополнительная информация»:

• Грузоотправитель — можно указать данные, отличные от данных продавца. Если это поле оставить незаполненным, оно автоматически заполнится значением «он же», то есть будет таким же, как у продавца.
• Грузополучатель — это поле аналогично полю грузоотправителя, но относится к покупателю.
• Сведения о передаче — здесь указываются выполненные действия по договору с контрагентом. Например, можно написать: «товары переданы», «услуги оказаны в полном объёме» или указать другой вариант.
• Вид операции — это поле позволяет указать дополнительную информацию для автоматического определения операции на стороне покупателя или продавца.

Следующие сведения о лицах, передавших товар:

• Товар передал — возможные варианты выбора:
  1. работником организации-продавца;
  2. представителем организации, которой доверена отгрузка;
  3. физическим лицом, которому доверена отгрузка.
     Если вы выбираете один из этих вариантов, необходимо заполнить уточняющую информацию: должность, ФИО, дату отгрузки, основание полномочий и другие сведения.
• Основание передачи/получения — здесь нужно указать данные о документе, на основании которого происходила отгрузка товара покупателю. Например, это может быть договор поставки.
• К платежным документам — в строке 5 бумажного счёта-фактуры необходимо указать номер документа, дату и сумму.
• Данные о транспортировке и грузе — нужно заполнить номер транспортной накладной и её дату. Дополнительные сведения о транспортировке груза можно указать в свободной форме.
• Грузоперевозчик — нужно указать в случае необходимости.
• Обстоятельствах закупок для гос. и муниц. нужд — заполняется информацией о госконтракте.
• Документы, подтверждающие отгрузку — включающие наименование документа, его номер и дату. Номер и дата документа, внесенные в это поле, будут отображаться в печатной форме УПД в строке 5А.
• Факторинговая компания — указываются данные факторинговой компании.
• Основании уступки денежного требования — заполняется данными документа уступки.
• Дополнительные сведения к документу — так называемые информационные поля к документу, куда можно внести любую информацию. В поле «Тип» вносятся название того, какую информацию вы хотите передать в поле «Значение», например, можно передать данные о доверенности, в тип вносим МЧД, в значение — номер этой доверенности, или торговая сеть просит передать информацию о заказе, в тип пишем номер заказа, в значение — сам номер заказа.
• Дополнительные сведения о передаче товара — это информационный блок для указания уточнений по отгрузке, где вы также можете внести название поля и передать его значение, аналогично блоку выше.

Товарная часть ЭДО Лайт

В окне «Товары» рассмотрим следующие элементы:

• Номер — это номер строки в таблице.
• Признак — необязательное поле, которое может принимать значения «товар», «работа», «услуга» и т. д.
• Наименование — здесь нужно внести название товара.
• Единицы измерения — поиск работает по первым буквам названия единицы измерения, выбираем нужное значение. Затем вписываем количество.
• Цена за единицу без НДС — указываем цену.
• Налоговая ставка — выбираем значение. Стоимость без НДС, сумма НДС и сумма с НДС будут рассчитаны автоматически. После заполнения всех обязательных полей работа будет завершена.

Все обязательные поля заполнены, можно приступать к подписанию документа. Давайте рассмотрим оставшиеся поля и особенности заполнения блока сведений о маркировке.

Сведений о маркировке

Итак, нажимаем на поле «Сведения о маркировке». Откроется всплывающее окно с возможными способами добавления кодов:

Ввести вручную -этот способ подходит при добавление небольшого количества кодов . В открывшемся окне установите курсор в нужное поле и введите код маркировки.

• Идентификатор транспортной упаковки — большое объединение кодов в один агрегат.
• КИЗ — это контрольный идентификационный знак, также известный как код маркировки. Он представляет собой уникальный код.
• Номер вторичной упаковки — это уникальный идентификатор, который присваивается потребительской заводской упаковке. Он состоит из нескольких кодов, объединённых в один блок.

Чтобы добавить несколько номеров вторичной упаковки, используйте знак «+» и нажмите «Добавить блог». Если вам нужно удалить блог, сделайте это при необходимости.

Обратите внимание, если вы внесли агрегат, нет необходимости перечислять УПД-коды, которые в нём находятся.

Продолжаем:

• Акциз — при необходимости укажите сумму налога.
• Сведения о таможенной декларации — внесите информацию о стране происхождения и номер таможенной декларации, затем нажмите «Добавить».
• Дополнительные характеристики — появится окно с полями для ввода: код товара, код вида товара, артикул, характеристика, сорт. Внесите нужные данные и нажмите «Добавить».
• Дополнительные сведения — это информационные поля для конкретной позиции товара. В каждое поле нужно внести название того, что вы хотите передать, а в поле «Значение» — собственно информацию. Например, если вы хотите указать штрихкод, то в поле «Значение» нужно вписать сам штрихкод.

После этого нажмите «Добавить». Таким образом можно передать любую дополнительную информацию о товаре. После внесения всех данных по строке нажмите «Сохранить».

Чтобы добавить новую строку, нажмите «Добавить товар».

Если вы хотите отредактировать уже заполненную строку, поставьте галочку в самом её начале и нажмите «Редактировать» или «Удалить».

Чтобы сбросить режим редактирования, уберите галочку.

УПД Подпись

• Область полномочий — если вы индивидуальный предприниматель или сотрудник организации продавца и имеете право подписывать все типы документов, вам нужно выбрать одно из двух значений:
  • 5 — лицо, совершившее сделку или операцию и ответственное за её оформление и подписание счетов-фактур;
  • 6 — лицо, ответственное за оформление свершившегося события и подписание счетов-фактур.

Если вы являетесь сотрудником иной уполномоченной организации и уполномоченным подписывать все типы документов, то выбираете также значение 6 — лицо, ответственное за оформление свершившегося события и за подписание счетов-фактур.

• Статус — если вы являетесь сотрудником компании продавца, то выбирайте значение 1: работник организации продавца товаров. Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, выбираете значение 4: уполномоченное физическое лицо. Если являетесь сотрудником уполномоченной организации, то 3: работник винной уполномоченной организации.
• Основание полномочий (доверие) — в случае, если вы подписываете как работник организации продавца, то будет достаточно значения, которое прописывается автоматически, «должностные обязанности», также можно указать устав или иные основания полномочий. Если вы индивидуальный предприниматель, в качестве основания необходимо указать номер ОГРН ИП. Если вы выбрали в «Статусе» значение 3, то в качестве основания может быть указана доверенность и ее номер или иные основания, позволяющие подписывать УПД за продавца.

На этом заполнение полей части подписи завершено!